Dato: 01-08-2008 | Videnblad nr. 03.03-48 Emne: Forvaltning og ressourcestyring

Grønne driftskontrakter: 10 huskeregler

Når parkforvalteren udformer sine driftskontrakter, skal der tages stilling til en række spørgsmål. Her præsenteres 10 huskeregler, der kan anvendes til at gennemtænke alle relevante aspekter og sikre helhed og sammenhæng i kontrakten.

10 huskeregler er blevet udviklet i forbindelse med et ph.d.-projekt på Skov & Landskab. Reglerne, der skal sikre udvikling og helhed, omfatter bl.a. en beskrivelse af, hvordan risikoog usikkerhed håndteres, hvilke kompetencekrav der stilles og ikke mindst, hvordan man sikrer engagement og motivation i løsningen af opgaven. Foto: Jens Friis Lund

10 huskeregler er blevet udviklet i forbindelse med et ph.d.-projekt på Skov & Landskab. Reglerne, der skal sikre udvikling og helhed, omfatter bl.a. en beskrivelse af, hvordan risikoog usikkerhed håndteres, hvilke kompetencekrav der stilles og ikke mindst, hvordan man sikrer engagement og motivation i løsningen af opgaven. Foto: Jens Friis Lund

Et nyligt afsluttet ph.d-projekt har under overskriften »Partnerskaber i parkforvaltningen« undersøgt forskellige former for udlicitering af grøn pleje i offentlige parker og grønne områder. Undersøgelsen har omfattet kontraktdesign, -styring og -samarbejde, og har bl.a. resulteret i 10 huskeregler, der kan være med til at sikre helheden i kontrakten mellem udbyder og entreprenør. Ud over huskereglerne er det afgørende, når kontrakten udformes, at parkforvalteren forinden har gennemtænkt og afklaret hvilket overordnet formål, der er med kontrakten.

DE 10 HUSKEREGLER

Huskeregel

  1. Koordiner aktiviteter

  2. Afvej for og imod decentralisering


  3. Håndter risiko og usikkerhed


  4. Faciliter samarbejde og kommunikation


  5. Fastsæt kompetencekrav


  6. Skab investeringer og kontinuitet


  7. Håndter opportunisme


  8. Skab engagement og motivation


  9. Minimer omkostninger 


  10. Skab klarhed

Beskrivelse


Hvad, hvor, hvordan, hvornår?

Hvem gør hvad, hvor, hvordan og hvornår?

Risiko og usikkerhed bør fordeles og minimeres

Samtale fremmer forståelsen, forebygger problemer og sikrer fælles udvikling

Kompetente medarbejdere er en forudsætning for succes

Optimale priser kræver optimale produktionsmæssige investeringer

Kontrakten skal aktivt undgå »sub-optimering«

»Arbejdsglæde« er væsentligt for parkforvalter og tjenesteyder

En aktivitet skal tilføre en værdi større end omkostningerne

Kontrakten skal være en forståelig ramme for den grønne drift

1. Koordiner aktiviteter

Kontrakten skal sikre koordination af aktiviteter mellem parkforvalter og tjenesteyder. I standardtilgangen anses kontrakten som et løbende køb og salg af specificerede og prissatte ydelser. Omdrejningspunktet er: »hvad kan jeg få/hvad får jeg?« Hertil findes en række former for udvidet koordination. Dette kan fx omhandle servicemål, strategi, handleplaner eller fælles planlægning. Et nyt omdrejningspunkt bliver her: »hvad kan vi gøre/hvad gør vi?« Dårlig og/eller manglende koordination kan føre til, at aktiviteter ikke har tilstrækkelig værdi eller at parterne optimerer egne interesser på bekostning af modparten.

2. Afvej for og imod decentralisering

En god kontrakt skal decentralisere beslutninger til det niveau, der har størst indsigt i de enkelte aktiviteter. Fordelen er, at viden og information anvendes bedst muligt, samt at forbruget af tid og ressourcer til udarbejdelse og formidling af information kan minimeres. Bagsiden ved decentralisering er en øget risiko for manglende overordnet koordination.

3. Håndter risiko og usikkerhed

Minimering af risiko og usikkerhed er afgørende for en rationel planlægning af aktiviteter. Manglende adressering af risiko og usikkerhed kan vanskeliggøre korrekt prissætning eller planlægning og dermed løbende skabe vanskeligheder. Såfremt parkforvalteren ønsker at have så stor fleksibilitet i kontrakten som muligt, kan dette anses som en øget økonomisk risiko af tjenesteyderen. Tilstandskrav øger risikoen, mens udførselskrav mindsker risikoen for tjenesteyderen.

4. Faciliter samarbejde og kommunikation

I standardtilgangen er der ikke nogen formaliserede muligheder/rettigheder til at afstemme forventninger, tilpasse og udvikle driften, udveksle erfaringer eller rette op på mindre fejl/misforståelser, førend de udvikler sig til større problemer. Formaliseret kommunikation og samarbejde sikrer, at den nødvendige information er til rådighed, samt at kompetencer anvendes optimalt. Kommunikation og samarbejde organiseres ofte uformelt på ad hoc basis, såfremt det ikke er formaliseret i kontrakten. En uformel organisering er dog sårbar overfor skift i personer eller længerevarende problemer.

5. Fastsæt kompetencekrav

Både parkforvalter og tjenesteyder skal besidde de »rette« kompetencer for at kunne udfylde deres respektive roller i kontrakten. Som standard forudsættes basale og tekniske kontraktmæssige kompetencer. Mere avancerede kompetencer forudsættes ved udvidede kontrakter. Dette kan være kompetencer og evnen til aktivt eller passivt at varetage modpartens interesser, hvilket gælder ved en partnerskabsbaseret udlicitering. Udfordringen er at sikre, at de rette kompetencer er til stede eller kan udvikles i løbet af kontrakten.

6. Skab investeringer og kontinuitet

En optimal prissætning af kontrakten kræver oftest specialiserede investeringer eller en unik viden om driften i de pågældende områder. Kontrakten bør derfor rumme mulighed for, at specialiserede investeringer foretages, og at unik viden både kan udvikles og bevares. For tjenesteyderen vil det være et problem hvis specialiserede investeringer ikke får lov til at tjene sig hjem. For forvalteren er det et problem hvis tjenesteyder afholder sig fra specialiserede investeringer eller ikke bevarer unik viden.

7. Håndter opportunisme

For at optimere værdien i en kontrakt kan en part have en tilskyndelse til at handle opportunistisk. Dette omfatter blandt andet tilbageholdelse/fordrejning af information, udeladelse af aktiviteter, samt snyd og løftebrud. Anvendelsen af kontrolinstrumenter er en måde at forebygge opportunistisk adfærd. Effektive kontrolinstrumenter afhænger ikke kun af deres udformning, men også af den kontekst de skal fungere i.

8. Skab engagement og motivation

Parkforvalter og tjenesteyder er mennesker, der engageres og motiveres ved en indre arbejdsglæde. Dette gælder fx ved opgaver, der er professionelt og personligt udfordrende eller opfattes som interessante eller noget særligt. Indre motivation og engagement er afgørende, såfremt opgaverne er mere sammensatte eller krævende i deres natur.

9. Minimer omkostninger

Før kontraktstarten er der omkostninger til udarbejdelse, indgåelse, investeringer og forberedelse af kontrakten. Efter kontraktstart er der omkostninger til styring, kommunikation, samarbejde og kontrol. Sikring af huskereglerne 1-8 bidrager i det store hele til øgede omkostninger til kontraktstyring. Hovedreglen er, at sådanne omkostninger bør minimeres.

10. Skab klarhed

Mere omfattende og detaljerede kontrakter er en måde at sikre et komplet grundlag for parkforvalteren og tjenesteyderens arbejde. Set i sin helhed kan en omfattende og detaljeret kontrakt dog samtidig være ugennemskuelig og uforståelig. Det kan efterfølgende være vanskeligt at koordinere aktiviteterne eller varetage interesser rationelt på grundlag af kontrakten. Alle aspekter i kontrakten bør således gennemgås og afvejes for og imod, hvilken klarhed de skaber for arbejdet.



Videnblad nr.: 03.03-48
Forfattere: Andrej Christian Lindholst, Peter Bøgetoft og Thomas B. Randrup