Dato: 30-01-2009 | Videnblad nr. 03.03-53 Emne: Forvaltning og ressourcestyring

Minimer omkostninger og skab klarhed i den grønne driftskontrakt

Grøn drift på kontrakt indebærer både transaktions- og produktionsomkostninger. Kontrakten bør udformes således, at begge typer af omkostninger mindskes mest muligt. Kontrakten skal endvidere udformes således, at der skabes et klart og sikkert grundlag for både parkforvalteren og entreprenørens arbejde.

En grøn driftskontrakt medfører en række transaktionsomkostninger i form af forskellige aktiviteter. Før kontraktindgåelse er der eksempelvis en række omkostninger til planlægning, udarbejdning og indgåelse af kontrakten. Efter kontraktindgåelsen er der omkostninger til styring, samarbejde, kontrol og sanktioner. Som hovedregel bør disse omkostninger holdes på et minimum, da de ikke har en direkte produktionsværdi.

På den anden side bidrager aktiviteterne til at opnå information, der er væsentlig for den løbende koordination og tilpasning af kontrakten. Såfremt, der ikke sikres en optimal koordination og tilpasning af aktiviteter i kontrakten, er der risiko for at anvende ressourcer og tid på aktiviteter, der ikke bidrager med en tilstrækkelig værdi i forhold til deres alternative anvendelse.

Et tættere samarbejde mellem parkforvalter og entreprenør med inddragelse af udviklingsaspekter i driften kan være vejen frem, når det gælder om at nedbringe omkostningerne i den grønne driftskontrakt. Foto: Inger Grønkjær Ulrich

Et tættere samarbejde mellem parkforvalter og entreprenør med inddragelse af udviklingsaspekter i driften kan være vejen frem, når det gælder om at nedbringe omkostningerne i den grønne driftskontrakt. Foto: Inger Grønkjær Ulrich

Nedbring omkostningerne

I praksis findes der forskellige strategier til nedbringelse af transaktions- og produktionsomkostninger.

Én strategi sigter på at øge kontraktlængderne og -størrelserne med det formål at mindske de relative udgifter til udarbejdelse og indgåelse af kontrakter samt give rum for optimal prissætning (og hermed produktionsværdi) gennem specialiserede investeringer. Denne strategi indebærer dog en risiko for at mindske konkurrencepresset og øge risikoen for at entreprenøren handler opportunistisk. En løsning herpå er anvendelsen af udvidede styringsinstrumenter og et fokus på arbejdsglæde som den primære motivation. Dette kan bl.a. omfatte et tættere samarbejde mellem parkforvalter og entreprenør, inddragelse af udviklingsaspekter i driften, større selvstændighed og indflydelse for den enkelte medarbejder i opgaveløsningen, samt årlige evalueringer af forløbet.

En anden strategi sigter på at anvende mange mindre kontrakter. Herigennem bliver forberedelse og indgåelse af kontrakter til en fast tilbagevendende rutine. Fordelen ved en rutine er, at der er færre omkostninger, når tingene kører på »rygraden« frem for, at der aktivt skal træffes beslutninger fx på det politiske niveau. I denne strategi sker tilpasningen af driften primært i forbindelse med fornyelsen af kontrakterne frem for gennem samarbejde i kontrakten. Konkurrencepresset i denne strategi bevares, hvorved risikoen for opportunisme mindskes. Til gengæld kan der opstå et problem med underinvesteringer.

I forhold til de to første eksempler kan en mere tværgående strategi sigte på at sikre en underliggende fælles forståelse mellem parkforvalter og entreprenør. En fælles forståelse bør omfatte både den daglige drift samt de forskellige rammevilkår og betingelser, der sættes for henholdsvis parkforvalteren som offentlig aktør og entreprenøren som privat virksomhed. Den fælles forståelse kan bl.a. tilvejebringes gennem en fælles professionel og karrieremæssig baggrund, hvorved parterne kan opnå en indgående viden om, hvordan modparten vil tænke og handle i forskellige situationer. Herved kan nytten af specifikationer øges, og den anvendte tid og ressourcer til samarbejde og kommunikation kan mindskes.

Skab klarhed

Parkforvalteren og entreprenøren handler almindeligvis rationelt i forhold til deres respektive interesser, men er begrænset heri på grund af tid, ressourcer og evner. Almindeligvis anses mere detaljerede kontrakter som en måde at skabe en bedre vejledning for parterne i forskellige situationer og indregne flere forbehold, som parterne bør tage højde for.

Detaljerede kontrakter kan være en måde at reducere risikoen for oppor­tunistisk adfærd og skabe overskuelighed i tilfælde af uforudsete begivenheder. Mere simple kontrakter kan lade væsentlige spørgsmål stå ubesvarede og dermed øge usikkerheden i kontrakten. På den anden side gælder det, at såfremt kontrakten kommer til at fremstå som uover­skuelig eller uigennemsigtig, bliver det svært for parterne at tilpasse aktiviteterne i forhold til en rationel varetagelse af interesser. Såfremt, at kontrakten ikke kan bibringe med vejledning, er det afgørende, at parterne har et velfungerende samarbejde, hvorigennem uenigheder kan løses effektivt.

Såfremt at de foregående huskeregler adresseres enkeltvis uden at tage helheden i betragtning, vil udformningen af kontrakten typisk kunne fremstå mere uigennemskuelig end nødvendigt. Ligesom det er nødvendigt, at gennemgå alle de påtænkte aktiviteter for de relative værdier de bidrager med, er det nødvendigt at gennemgå kontrakten som helhed for at sikre, at denne fremstår som et sikkert og fælles grundlag for driften. Alle aspekter i kontrakten bør således gennemgås, og der bør afvejes for og imod for arbejdet.

Anvendelse af de 10 huskeregler

Minimering af omkostninger og behovet for at skabe klarhed i den grønne driftskontrakt er blot to ud af 10 huskeregler, der er udviklet ved at kombinere forskellige teoretiske perspektiver med 15 parkforvaltningers erfaringer med udbud og udlicitering. Formålet har været at give en ramme, der kan anvendes til at gennemtænke udformningen af grønne driftskontrakter i forskellige situationer.

En effektiv anvendelse af de 10 huskeregler kræver et forhåndskendskab til forskellige typer af kontraktinstrumenter. De 10 huskeregler kan derfor med fordel anvendes til at nytænke eller supplere de eksisterende kvalitetsbeskrivelser, partnering-samarbejder eller BUM-modeller, der forefindes i branchen. De 10 huskeregler bør dog også kunne anvendes til at stille nye spørgsmål og efterspørge nye kontraktinstrumenter og -modeller.



Videnblad nr.: 03.03-53
Forfatter: Andrej Christian Lindholst