Dato: 08-02-2010 | Videnblad nr. 03.03-59 Emne: Forvaltning og ressourcestyring

Driftskontrakter - Værktøjskassen

Når den offentlige bestiller udformer driftskontrakterne, er der en række tekniske muligheder til rådighed. Mulighederne kan opdeles i seks hovedtyper af værktøjer, hvoraf et eller flere fra hver hovedtype bør indgå i driftskontrakten.

Tabel 1 indeholder en oversigt over en række tekniske muligheder i form af de »værktøjer«, der typisk ses anvendt i grønne driftskontrakter (klik på "Hent videnbladet i pdf" øverst til højre for at se tabel 1). Med udgangspunkt i deres funktion er værktøjerne opdelt i seks hovedtyper. Udover de oplistede hovedtyper og de indeholdte værktøjer vil en driftskontrakt også indeholde betingelser af juridisk karakter, formalia samt betingelser anvendt ved selve udbuddet. I den daglige drift er dette af mindre betydning. Værktøjerne findes frem inden en kontrakt udbydes, men tages først i anvendelse, når kontraktperioden starter. Det er derfor vigtigt, at udbudsteamet ved, hvilke værktøjer driftsteamet vil og kan anvende.

Specifikation

I kernen af driftskontrakten specificeres en række ydelser, der skal præsteres af tjenesteyderen. Standardkontrakten bygger hovedsageligt på tilstands- og udførselskrav samt eventuelle funktionskrav. Specifikationen er overvejende af teknisk karakter og bygger på en »grøn« faglig ekspertise. Mere avancerede kontrakter kan også indeholde servicemål og strategiske målsætninger eller helt lade sådanne stå alene.

Prissætning og betaling

Specifikationen sammen med tjenesteyderens tilbudsliste danner grundlag for prissætning og betaling. Almindeligvis er betalingen fast i forhold til mængden af det udførte arbejde. Alternativt kan der aflønnes efter resultater og præstationer. Dette kan ske ved at indføre incitamenter for opnåelse af forskellige kvalitetsniveauer eller reducere betalingen på baggrund af opgørelse af mangler.

Kontrol

Kontrol og tilsyn udføres med udgangspunkt i specifikationen, men der kan anvendes forskellige tilgange. En standardkontrakt vil almindeligvis lægge op til et fokus på detaljerne i driften. Tilsynet bør samtidigt også sikre, at detaljerne ses i forhold til helheden. Dette er særligt vigtigt, når der anvendes mere avanceret specifikationer såsom servicemål og handleplaner.

Sanktioner

Såfremt driften ikke er i overensstemmelse med specifikationen, rummer kontrakten en række formelle sanktionsmuligheder. Sanktioner kan skabe opmærksomhed om dele, der skal justeres, anvendes til at straffe gentagne mangler, kompensere for økonomiske tab eller anvendes som »trussel«, såfremt der ikke sker justeringer fremadrettet. Andre værktøjer i kontrakten kan blive en del af sanktionsværktøjerne gennem udeladelse af ekstraarbejde eller en mere detaljeret kontrol.

Tilpasning

Der er almindeligvis behov for løbende tilpasninger på grund af ændrede forudsætninger, behov eller ønsker. Dette kan ske automatisk gennem indeksering af priser, ensidigt gennem retten til at ændre mængden af arbejde eller gennem samarbejde baseret på åbne regnskaber. Tilpasning af driften kan ske inden et udbud, men kan også ske efter at en kontrakt er indgået.

Organisation

I en standardkontrakt er der kun et minimum af krav til, hvordan samarbejdet organiseres såsom opstarts- og driftsmøder. Avancerede kontrakter kan indeholde mere indgående krav i form af deling af fysiske rammer, åbne regnskaber eller brugerinddragelse. Udover den formelle del af samarbejdet vil parterne almindeligvis også indgå i et uformelt samarbejde, hvor forventninger afklares og viden udveksles efter behov.

Udformning af kontrakter

Indholdet af driften har betydning for hvilke værktøjer, der bør findes frem. Forskelle i driften af veje og sideanlæg, en bypark eller et naturområde bør afspejles i valget af værktøjer. Der bør også tages hensyn til kompetence- og vidensniveau. Bestillere har ofte en mere eller mindre velformuleret strategi for udbud og udlicitering. En ambitiøs strategi bør ikke kun nævne, hvornår opgaver sendes i udbud men også formulere mål vedrørende forudsætninger såsom kompetencebehov eller udvikling af driften. En måde at sikre helhed i strategien er at gennemtænke kontrakter og driftssituationen ved hjælp af de 10 huskeregler præsenteret i Videnblad nr. 3-3.48: Grønne driftskontrakter.

Værktøjer
De seks hovedtyper af værktøjer og oplistningen af de enkelte værktøjer er sammenfattet på baggrund af gennemgangen af 15 bestilleres driftskontrakter.

Driftskontrakterne er udvalgt med det ønske at repræsentere et bredt udsnit af tilgange til udformning og styring af kontrakter.

Kilde:

Andrej Christian Lindholst, 2009: Contracting Out in Urban Green Space Management: Instruments, Approaches and Arrangements. Urban Forestry &
Urban Greening 8 (4). Side 257-268.



Videnblad nr.: 03.03-59
Forfatter: Andrej Christian Lindholst