Plejeplanen sætter driften af kirkegården i system

Driftsstyring handler om at arbejde systematisk med de daglige opgaver på kirkegården. Plejeplanen er central. Her fastlægger man overordnede mål for driften, beskriver hvordan kirkegården skal se ud, og hvilken arbejdsindsats det kræver. Det giver overblik over driftsopgaven og et godt grundlag for at tilrettelægge arbejdet.

Det kan være en stor mundfuld at komme i gang. Derfor gav Kirkeministeriet og Foreningen af Danske Kirkegårdsledere i 2010 Skov & Landskab opgaven at udarbejde et system til driftsstyring på kirkegårde. Resultatet er to håndbøger om plejekvalitet og arbejdsopgaver, som alle kirkegårde kan bruge som udgangspunkt. Plejeplanen laves typisk i et tæt samarbejde mellem menighedsrådet og kirkegårdslederen/graveren.

Grundlaget: Hvad har vi

Før man går i gang, er det vigtigt at få overblik over, hvilke arealtyper man har: gravsteder, træer, stendiger, bænke, stier osv. Hvis det ikke er registreret i forvejen, må man gå kirkegården igennem og tegne arealerne ind på kirkegårdskortet. Driftsstyringssystemet definerer otte typer arealer, der er almindelige på de fleste kirkegårde. De kan bruges, når man skal tegne det nye kirkegårdskort. Det bedste er at have et elektronisk kort, som er nemmere at arbejde videre med. Samtidig giver det oplysninger om mængder og arealstørrelser.

Eksempel på plejeplanens kort med de forskellige elementer indtegnet.

Mindst lige så vigtigt er det at kende kirkegårdens særpræg, historie og arkitektoniske kvaliteter. Og at have en fornemmelse af, hvordan efterspørgslen på gravsteder har udviklet sig – og vil gøre det fremover. Det bruges til at udstikke en retning for kirkegårdens fremtid, som er et vigtigt udgangspunkt for plejeplanen. Måske er der brug for at lave en egentlig udviklingsplan først. Det er en stor opgave, og man kan med fordel inddrage en landskabsarkitekt og/eller spørge kirkegårdskonsulenten til råds.

Sætte mål: Hvad vil vi

Første trin i arbejdet med selve plejeplanen er at sætte mål for de forskellige dele af kirkegården. Behøver der f.eks. at være lige rent for ukrudt over det hele? I dag plejes mange kirkegårde ret intensivt med det fine haveanlæg som forbillede på hele arealet. Men det er dyrt og giver ikke altid mening. Alternativer er parkudtryk og naturudtryk, som både kan tilføre kirkegården variation og gøre driften billigere. De overordnede mål er grundstammen i plejeplanen. Målene afhænger bl.a. af kirkegårdens karakter og de økonomiske og driftsmæssige ressourcer.

Arealer med haveudtryk har et præcist, kultiveret udseende.

Arealer med parkudtryk har et robust og kontrolleret udseende.

Arealer med naturudtryk har et selvgroet udseende.

En tur rundt på kirkegården vil ofte vise, at man nogle steder er langt fra målet. Måske er dele af en hæk gået ud, og det kan den daglige pleje ikke rette op på. Derfor er der måske brug for at beregne, hvad det vil koste at plante en ny hæk. Det kan så indgå i plejeplanen som et lidt mere langsigtet mål, at hækken skal skiftes, når der er penge til det.

Fastlægge plejen: Hvordan gør vi

Næste trin er at sætte mål for de enkelte elementer på kirkegården. Det handler om at beslutte, hvordan græs, hække, stier osv. skal se ud og plejes for at passe ind i helheden. I afdelingen med pladegrave skal græsset måske være en »prydplæne« med kort, jævnt og tæt græs. I udkanten af kirkegården skal der måske snarere være »græsplæne«, hvor græsset godt må være lidt højere, og hvor det er ok med lidt ukrudt. På samme måde gennemgår man hele kirkegården og definerer plejen af de enkelte elementer. De tegnes ind på det kort, der indgår i plejeplanen.

Gravsteder og gravanlæg er kirkegårdens kerne og skal også med i plejeplanen. Planen fastlægger, hvad de enkelte ydelser indeholder. Hvad er f.eks. »basal pleje«, og hvad omfatter pyntning med gran om vinteren. Driftsstyringssystemet definerer en række elementer (se listen nedenfor), generelle opgaver og ydelser, man kan bruge som udgangspunkt for plejeplanen.

Beslutningen om, hvordan et element skal plejes, fører en række arbejdsopgaver med sig. F.eks. skal prydplænen slås oftere end græsplænen, og ukrudtet skal bekæmpes. Driftsstyringssystemet beskriver de typiske arbejdsopgaver. Herfra kan kirkegårdslederen/graveren »klippe« de beskrivelser, der er brug for til de løbende arbejdsplaner. Beskrivelserne tilpasses de helt lokale forhold og erfaringer. Det er især vigtigt at beskrive arbejdsopgaverne, hvis plejeplanen ændrer på plejeudtryk og metoder. Så kan alle se, hvad der er aftalt. Arealtyper og elementer i det nye system til driftsstyring

Plejeplanen som arbejdsredskab

De overordnede mål og plejen af elementerne beskrives i plejeplanen, der fungerer som arbejdsredskab i hverdagen. Her kan kirkegårdslederen/graveren f.eks. se hvor meget gravstedshæk, der skal klippes. Medarbejderne kan f.eks. tjekke, hvordan græsset skal plejes på de forskellige dele af kirkegården. Hvis planen er elektronisk, er den er nem at opdatere og ligger altid klar på pc’en. Den kan suppleres med papirudgaver i frokoststuen og i førerhuset på traktoren.

Plejeplanen giver også grundlag for at vurdere, hvordan pengene bruges. Erfaringstal og målinger af tidsforbruget kan kædes sammen med de arealstørrelser, der fremgår af kortet i plejeplanen. Det kan f.eks. give et billede af, hvad det koster at pleje bestemte elementer. Dertil skal lægges udgifter til maskiner, materialer m.m. Oplysningerne kan f.eks. bruges, når menighedsrådet skal lægge budget for næste års drift. Eller som grundlag for at beslutte at ændre anlægget eller driften.

Når første udgave af plejeplanen er på plads, går hverdagen i gang. Alle skal vænne sig til at arbejde på en lidt ny måde, og det kan nemt vise sig, at der bliver brug for finpudsning i begyndelsen. Desuden holder plejeplanen ikke evigt, bl.a. fordi kirkegården er et dynamisk anlæg. På det årlige kirkegårdssyn er det oplagt at drøfte driften og se på, om plejeplanen skal justeres.

Kilder:
Susanne Guldager, Palle Kristoffersen og Christian Phillip Kjøller, 2010: Kvalitetsbeskrivelser for kirkegårde, Park- og Landskabsserien nr. 41-2010, Skov & Landskab og Praktisk håndbog i kirkegårdsdrift, Park- og Landskabsserien nr. 42-2010, Skov & Landskab

Videnblad nr.: 03.03-73
Forfatter: Christian Kjøller, Palle Kristoffersen og Tilde Tvedt