Fælles problemløsning - beslutningsdiamanten – Københavns Universitet

Dato: 22-02-2013 | Videnblad nr. 09.00-07 Emne: Generelt

Fælles problemløsning - beslutningsdiamanten

I det fjerde Videnblad om konflikthåndtering præsenteres en generel model for, hvordan flere eller mange parter kan løse problemer og træffe beslutninger i fællesskab.

Den ideelle beslutningsproces følger beslutningsdiamanten (Figur 1), som er et »værktøj«, der har vist sig effektivt i praksis. Ofte går det galt på vejen mod en fælles accepteret løsning eller beslutning - fx i »kokse-zonen« cirka midtvejs i processen. Der er faldgruber i hver enkelt fase af processen, men hvis man er opmærksom på dem, bliver risikoen for en afsporet proces mindre.

Figur 1. Beslutningsdiamanten. Næsten alle beslutningsprocesser rummer fire faser:  1) Problemet identificeres, beskrives og forstås. 2) Ideer produceres, og forskellige muligheder overvejes. 3) Systematisk overblik, kritisk revision, systematisk analyse.  4) Nedkogning til og valg af den bedste løsning. (Efter Kaner et al. 2007).

Figur 1. Beslutningsdiamanten. Næsten alle beslutningsprocesser rummer fire faser: 1) Problemet identificeres, beskrives og forstås. 2) Ideer produceres, og forskellige muligheder overvejes. 3) Systematisk overblik, kritisk revision, systematisk analyse. 4) Nedkogning til og valg af den bedste løsning. (Efter Kaner et al. 2007).



Beslutningsprocessens faser og faldgruber

De fire faser består af problemidentifikation, ideproduktion, revision og valg. De mest almindelige faldgruber i de enkelte faser gennemgås nedenfor.

Problemidentifikation

En ting er selv at mene, at man har forstået problemstillingen samt karakteren af beslutningen (løsningen), der skal træffes. En anden ting er, om alle i gruppen er enige om, hvad problemet er, hvilket er formålet med fase 1.

Faldgrube: Gruppen begiver sig ofte videre ind i fase 2, længe før der er enighed om, hvad problemet egentlig er - og hvad det er for en beslutning, man skal nå frem til. En fare er altså, at man allerede har uenighed, eller man begynder at generere ideer til løsninger på vidt forskellige problemer.

Ideproduktion

Jo flere muligheder der er at vælge imellem, desto bedre grundlag er der for at finde en brugbar løsning. Derfor bør man ikke nedskyde eller kritisere de forslag og ideer, der kommer frem - en kritisk gennemgang kommer senere, når der er ideer nok at bygge på.

Faldgrube: At se for snævert på problemet – og derved overse mulige win-win løsninger. Eller modsat, at parterne hænger fast i kreativ brainstorming og gode ideer uden at komme videre i retning mod kritisk analyse og beslutning (fase 3).

Revision

Én ting er at »blive enig med sig selv« og vælge sin egen, fortrukne løsning. Noget helt andet er at opstille fælles kriterier for en god løsning og i fællesskab forbedre og indsnævre de foreslåede muligheder - ud fra en helhedsbetragtning, hvilket er formålet med fase 3.
Faldgrube: Frustrationerne over processen vokser, og angsten for »den forkerte beslutning« kan gøre deltagerne aggressive og/eller defensive. Det kan ende med, at parterne hver for sig begynder at arbejde mod egne mål, i stedet for at arbejde mod en fælles løsning.

Valg

Formålet med fase 4 er at vælge den bedste løsning og træffe beslutning om den videre vej frem. Hvis processen har kørt konstruktivt og helhedsorienteret frem til dette punkt, vil det som regel være muligt at afslutte med en fælles beslutning.

Faldgrube: Der er gjort for lidt ud af de foregående faser. Problemerne i alle tre konfliktdimensioner: indhold, proces, og relation (jf. Videnblad 9.4-21) hober sig op, netop som beslutningen skal træffes. Måske træffes beslutningen slet ikke, måske besluttes der med svag opbakning og deraf manglende lyst og vilje blandt parterne til at bære beslutningen igennem.

Sammenfattende for de fire faser er, at de synlige problemer typisk begynder at slå igennem i fase 2 eller i overgangen til fase 3 – den såkaldte koksezone (figur 1), hvor en kombination af tidspres eller utålmodighed med processen typisk kommer til udtryk hos deltagerne i beslutningsprocessen.

Hvordan opnår man en god beslutningsproces?

Så hvordan kan man undgå de nævnte faldgruber og opnå en bedre styring af processen? Når en gruppe i samarbejde skal løse et svært problem eller træffe en kontroversiel beslutning viser erfaringen, at det er en fordel at være bevidst om formål, indhold og timing af de forskellige faser.

Checkliste til problemidentifikation

Målet med fase 1 er at opnå en fælles og nuanceret forståelse af problemet og den forestående beslutning. For at nå dertil kan gruppen gå gennem ét eller flere af følgende trin:

  • Hver deltager gør sig sine egne interesser, mål og problemstillinger klart.
  • Deltagerne lytter til hinanden og prøver at se/forstå situationen fra hinandens vinkler, dvs. sætter sig i hinandens sted.
  • Deltagerne danner sig et fælles samlet billede af problemstillingen og den forestående beslutning – samt en indledende forståelse af, hvad der vil karakterisere en god løsning for de involverede.

Checkliste til ideproduktion

Målet med fase 2 er at afsøge de muligheder, som kan bringes i spil, når den endelige løsning skal stykkes sammen. Det gælder om at skabe nytænkning, holde et åbent sind og prøve at »tænke ud af boksen«. Det kan understøttes med målrettede aktiviteter:

  • Brainstorm – hvor der skabes en stemning, der stimulerer deltagernes lyst til at bidrage med ideer og forslag.
  • Listning af ideer – fx på tavle eller flip-over.
  • Et »mind-map« kan være brugbart til hurtigt at strukturere og tematisere de mange ideer.

Man skal undgå en stemning præget af kritik, hvor de andres forslag straks skydes ned, og hvor fokus er på søgning efter fejl og mangler. Bemærk, at resultat- og handlingsorienterede deltagere godt kan blive utålmodige i denne fase, især hvis det ikke er tydeligt, hvornår og hvordan denne fase ender.

Checkliste til revision

I fase 3 er målet at skabe overblik og struktur over mulighederne og snævre ind i retning mod til den ønskede beslutning/løsning. I den forbindelse kan det være et vigtigt skridt på vejen at opstille kriterier for »den gode beslutning« og undersøge, om beslutningen rent faktisk er praktisk gennemførlig. Følgende aktiviteter kan bruges i denne fase til at indkredse et begrænset antal brugbare, mulige løsninger:

  • Nedskrivning og gruppering af forslag/muligheder.
  • Kombinering af elementer fra forskellige forslag fra brainstormen til nye forbedrede muligheder.
  • Vurdering af fordele og ulemper ved udvalgte forslag – set fra forskellige sider.
  • Kritisk diskussion og argumentation ud fra deltagernes forskellige perspektiver.
  • Frasortering af mindre egnede (fx urealistiske) forslag.
  • Forbedring og modificering af udvalgte forslag med sigte på bred accept.

Checkliste til valg

Målet i fase 4 er at nå frem til en for alle parter tilfredsstillende løsning. Kvaliteten af forskellige løsningsmuligheder kan holdes op mod de opstillede kriterier samt parternes reelle interesser. I mange tilfælde er det et vigtigt kriterium, at selve processen opleves som fair og rimelig af alle deltagere. Følgende råd er værd at have i mente i denne fase:

  • Husk de andres interesser, mål og bekymringer.
  • Arbejd for egne såvel som andres interesser.
  • Vær bevidst om eget baglands mulige reaktioner.
  • Se helheden og vurdér realistisk hvornår det bedst opnåelige resultat er skabt.
  • Afvej værdien af substantielle resultater med værdien af gode relationer i fremtiden.

Gruppen kan i stedet for én beslutning også afslutte arbejdet med at præsentere to mulige (konkurrerende) beslutningsforslag (evt. med angivelse af fordele og ulemper) 
– og derefter overlade den endelige beslutning til et andet forum (fx højere oppe i ledelseshierarki, politikerne). Eller til et senere tidspunkt hvor alle har haft mulighed for at overveje sagen og genvinde energien.

Bedre beslutninger – se det som en læreproces

Kvaliteten af en beslutning er ofte direkte forbundet med graden af læring forud for beslutningen. På denne vis kan diamantprocessen ses som en læreproces, hvor man bliver klogere på problemfeltet og lærer andres perspektiver og værdier at kende.

For den enkelte deltager i en beslutningsproces kan refleksioner over processen give én et fingerpeg af, om man er en type, der »spreder ud« (divergerer) – altså befinder sig vel i fase 1 og 2, eller man er god til at »afslutte« (konvergere) og derfor er på hjemmebane i fase 3 og 4. Disse overvejelser kan bruges næste gang, der skal træffes beslutninger – fx med en vis arbejdsdeling undervejs i processen, således at man kan supplere hinanden.

Kilde

Kaner, S., Lind, L., Toldi, C., Fisk, S., & Berger, D. 2007: Facilitator’s guide to participatory decision-making (2nd Edition). Jossey Bass, San Francisco.



Videnblad nr.: 09.00-07
Forfattere: Jens Emborg og Christian Gamborg