Konstruktiv forhandling – Københavns Universitet

Dato: 22-02-2013 | Videnblad nr. 09.00-09 Emne: Generelt

Konstruktiv forhandling

Det sjette Videnblad om konflikthåndtering viser veje til at gøre forhandlinger mindre låste og mere givtige – for begge parter.

En ren standpunktsforhandling kan vendes til en mere effektiv, principbestemt eller såkaldt konstruktiv forhandling. Målet er at skabe løsninger, som stiller begge parter tilfredse.

Standpunktsforhandling

Standpunktsforhandling, som er den klassiske forhandlingsform, kan illustreres lettest ved et typisk brugtvognskøb. Når vi vil købe, finder vi argumenter for den lavest mulige pris fx nedslidt, rusten eller misligholdt, mens sælger argumenterer ud fra nærmest ubrugt eller én ejer. Efter en strid på argumenter og købslåen ud fra urokkelige standpunkter, ender parterne måske med at mødes på midten eller gå fra hinanden med uforrettet sag. Det grundlæggende princip er, at parterne skal dele kagen, og hvor den ene vinder forhandlingen, sker det på den andens bekostning.

Nogle oplever standpunktsforhandling som en underholdende »sport«, mens andre forbinder det med ubehag. Om forhandlingen opfattes som underholdende eller ubehagelig afhænger af situationen, sammenhængen og parternes indbyrdes forhold. Et problem med standpunktsforhandlingen er netop, at den kan slide på relationen – og i længden holder forbindelsen ikke, hvis modparten eller en selv altid kommer ud som taber.

Et andet problem, der fremhæves ved standpunktsforhandlingen, er, at den skaber »ukloge« løsninger, fordi parterne bruger krudtet på at bekæmpe hinanden i stedet for at samarbejde om gensidigt fordelagtige løsninger. Det kan derfor være bedre at øve sig i at skabe løsninger, som stiller begge parter tilfredse.

Konstruktiv forhandling

Hovedprincippet i denne forhandlingsform er, at parterne først bestræber sig på »at gøre kagen større« for herefter at dele den på en rimelig måde. Resultatet er et udbytte af forhandlingen, der er til nytte for begge parter (win-win løsninger). I overskriftsform drejer det sig om at 1) holde sag og person adskilt, 2) fokusere på interesser og behov i stedet for standpunkter, 3) skabe konstruktive løsningsmuligheder, der tilfredsstiller begge parters interesser, og endelig 4) at finde og enes om rimelige kriterier for udkommet af forhandlingen.

Adskil personen fra problemet

Hvis man ønsker en konstruktiv løsning, er det klogt at holde sagen/ problemet adskilt fra personen/ følelserne. De tre vigtigste ting for at opnå denne adskillelse er:

A) Forstå din modpart:
Lyt til, hvad han siger, og hvilke signaler han udsender. Forsøg at sætte dig i hans sted. Lad være med at drage konklusioner om modpartens hensigter, og giv ikke modparten skylden for dine problemer. Den slags udfald bliver opfattet som angreb, og reaktionen bliver derefter – enten selvforsvar eller modangreb.

B) Mærk hvilke følelser, der er i spil (vrede, skuffelse, såret, ligegyldighed, flov m.v.):
Følelserne, både ens egne og den andens, kan bruges som indikatorer for, hvornår der er vigtige interesser på banen. Udfordringen her er at kunne styre sig selv samt at kunne »rumme« den anden.

C) God kommunikation:
Fordel fokus ligeligt mellem at lytte til den anden og udtrykke sig selv. Brug aktiv lytning dvs. forstå hvad den anden prøver at sige. Samtidig skal man gøre det klart for den anden, at man faktisk har forstået vedkommende rigtigt, fx ved at gentage pointerne med andre ord. Undgå at sige, hvad den anden tænker, mener eller føler – det kan let ende galt.

Afdæk interesser og behov

Hvis man selv, den anden part eller begge står stejlt på sine standpunkter, kan det være svært at finde en fælles løsning. Hvis det er muligt at trænge ned og afdække de bagvedliggende interesser, kan det måske lade sig gøre at finde en konstruktiv løsning. Fx: En landmand har måske gjort sin stilling op og fremfører ved en offentlig høring sit standpunkt: »Ingen nationalpark her«. Et medlem af den lokale naturfredningsforening står for et modsatrettet standpunkt: »Her skal være nationalpark«.

Tilsyneladende to uforenelige standpunkter, som det kan være meget svært at forhandle ud fra – og om. Men bag de to standpunkter ligger nogle interesser, som motiverer parterne til deres valg. Måske er det økonomi eller frihed, det handler om for landmanden, og måske biodiversitet eller adgang til naturen for modparten.

Er parterne i stand til at bringe deres bagvedliggende interesser frem i forhandlingen, er det ofte lettere at finde løsninger, som helt eller delvist tilfredsstiller begge parter. Hvis landmanden også har en »bed & breakfast«-forretning kørende, kan nationalparken rent faktisk vise sig at være økonomisk fordelagtig for ham. Hvis det for den naturinteresserede mest handler om biodiversitetsbeskyttelse, så kan det måske opnås på anden måde end ved udpegning af en nationalpark. Sammenhængen mellem standpunkter, interesser og de underliggende behov kan illustreres som to bjerge (Figur 1), hvor standpunkterne udgør »bjergtoppene« og behovene »grundfjeldet«.

Figur 1. De to bjerge. Bjergtoppene repræsenterer parternes standpunkter – ofte langt fra hinanden. Bag hvert standpunkt ligger forskellige, bredere og måske mere forenelige interesser – illustreret med et vist overlap mellem parterne. Det er lettere at mødes om de brede interesser end om de snævre og ofte fastlåste standpunkter. Nederst ligger de basale behov, som vi alle har til fælles.

Figur 1. De to bjerge. Bjergtoppene repræsenterer parternes standpunkter – ofte langt fra hinanden. Bag hvert standpunkt ligger forskellige, bredere og måske mere forenelige interesser – illustreret med et vist overlap mellem parterne. Det er lettere at mødes om de brede interesser end om de snævre og ofte fastlåste standpunkter. Nederst ligger de basale behov, som vi alle har til fælles.


Hvordan får man så bragt interesserne på banen i en forhandling? For det første gælder det om at gøre sig sine egne interesser klart og ikke stirre sig blind på snævre standpunkter i forhandlingen. For det andet må man gøre den anden part bekendt med sine interesser – fortælle om dem, så han (hvis viljen er til stede) har mulighed for at opfylde dem. For det tredje, gælder det om at »hjælpe modparten« væk fra snævre standpunkter og ned på interesse-niveauet ved fx at lytte aktivt (se punkt C).

Skab konstruktive løsninger for begge parter

Hvis man har fået en god fornemmelse af, hvilke interesser er vigtige for parterne, så er næste udfordring at udvikle ideer til en konstruktiv løsning. Her er mange muligheder. Én ide er at starte med en klassisk brainstorm. Grundreglen er, at man i starten undlader at kritisere eller vurdere forslag. Sidenhen kan man så konstruktivt kritisere forslagene og måske kombinere ideerne – med henblik på at opfylde begge parters mål og interesser (se Videnblad 9.4-23).

Find rimelige kriterier

For at øge mulighederne for at finde løsninger, der er gensidigt tilfredsstillende, bør det tilstræbes at basere disse på gensidigt accepterede kriterier frem for at basere løsninger på parternes forsøg på at presse hinanden med magt og snævert fokus på egne interesser. Dermed kommer man lettere til at diskutere »objektivt« frem for personligt. Gensidigt anerkendte kriterier kan være faglige standarder (fx certificering), markedsværdier, prisoversigter – men også argumenter og følelser kan indgå i kriterierne for en god beslutning. Desuden kan præcedens, andre normer eller regler for »fair play« (fx a la »den ene deler, den anden vælger«) hjælpe til et gensidigt acceptabelt resultat.

Hjælp til at begge får ja

Den samlede proces for en konstruktiv forhandling – i modsætning til en standpunktsforhandling – kan sammenlignes med problemløsning (se Videnblade 9.4-22 og 9.4-23). Det handler derfor om først at forstå problemet til bunds, sådan som det opfattes af parterne, samt få indtryk af hvilke interesser, der skal tilgodeses (de to første faser). Derefter fortsættes med at snævre ind og finde løsninger (de to sidste faser), se Videnblad 9.4-23.

Forudsætningen er dog, at begge parter er indstillet på at samarbejde (se Videnblad 9.4-24). Samlet set drejer det sig om at gøre »fælles front mod problemet« frem for at kæmpe sig til en sejr på den andens bekostning. Bogstavelig talt kan det være en god ide at sætte sig på samme side af bordet og derfra i fællesskab bearbejde problemstillingen (papirer, noter, kort), der ligger for.

Kilde

Fisher, R. & Ury, W. 1984. Få »ja« når du forhandler. Borgen 186 sider.



Videnblad nr.: 09.00-09
Forfattere: Jens Emborg og Christian Gamborg