Dato: 19-12-2008 | Videnblad nr. 03.03-50 Emne: Forvaltning og ressourcestyring

Risikohåndtering og grønne driftskontrakter

Enhver kontrakt indebærer forskellige risici og usikkerheder for både parkforvalter og tjenesteyder. U­­adresserede risici og usikkerheder betyder, at det både bliver svært at prissætte kontrakten samt at tilrettelægge driften rationelt. Når kontrakten udformes bør alle aspekter gennemgås i forhold til en afklaring af indbyggede risici og usikkerheder. Både risici og usikkerhed bør minimeres mest muligt.

Foto: Karen Sejr

Foto: Karen Sejr

Grønne driftskontrakter kræver en række forskellige overvejelser bl.a. i forhold til håndtering af risici og usikkerhed. Læs også om hvilke andre emner der er særligt vigtige i grønne driftskontrakter i Videnblad nr. 3-3-48.

De typiske årsager

Planlægning og drift af grønne områder er genstand for en række forhold der medfører forskellige usikkerheder og risici. Usikkerheder og risici kan håndteres gennem afklaring og fordeling heraf mellem parterne.

Forhold, der medfører usikkerhed og risiko omkring den grønne drift, omfatter bl.a.:

  • Grønne områder som natur
  • Grønne områder som offentlig service
  • Økonomiske og organisatoriske betingelser
  • Parkforvalterens og entreprenørens adfærd

Grønne områder som natur indebærer, at driften påvirkes af vejr og klima, plantesygdomme, lokale variationer m.m. Grønne områder som offentlig service indebærer, at driften påvirkes af brugernes adfærd og ønsker. De økonomiske og organisatoriske betingelser indebærer, at driften påvirkes af ændringer i politiske prioriteringer (fx reduktion af budgetter eller krav om nyt inventar) samt omkostningsniveau for produktionsfaktorer (løn, maskiner m.m.). Driften påvirkes endvidere af usikkerhed parterne imellem vedrørende modpartens adfærd og det »samarbejdsklima«, der opstår i løbet af en driftsperiode. Entreprenøren kan være usikker på, hvordan kontrol- og sanktionsinstrumenter vil blive anvendt eller i hvilken udstrækning, der vil blive rekvireret ekstraopgaver i løbet af kontraktperioden. Hertil kan også nævnes dårlige areal- og arbejdsbeskrivelser, der både kan give et forkert indtryk af det faktiske arbejde samt efterfølgende fortolkningsproblemer parterne imellem.

Konsekvenserne

Samlet set spiller de forskellige forhold sammen og danner en sammensat og udfordrende hverdag for parterne. Nogle forhold er dog nemmere at håndtere kontraktmæssigt end andre. Minimering af den økonomiske risiko ved fx ændringer i prisen på produktionsfaktorer er let at håndtere gennem anvendelsen af korrekte prisindeks. Dog kan ønsker om budgetsikkerhed medføre, at der anvendes prisindeks, der ikke er optimale set ud fra en samlet økonomisk betragtning.

Manglende adressering og fordeling af risici og usikkerhed gør det vanskeligt at prissætte kontrakten korrekt. Den rationelle tilbudsgiver vil prissætte alle potentielle risici i kontrakten og dermed vil parkforvalterens eventuelle manglende adressering af usikkerheder og risici være fordyrende. Endvidere vil en tilbudsgiver, der ikke prissætter usikkerheder og risici korrekt efterfølgende løbe en øget risiko for at få en dårligere økonomi end forventet. Herved vil der også være en større tilskyndelse til at udvise opportunistisk adfærd (»sub-optimere«) for at sikre en acceptabel økonomi. Hermed har begge parter en fælles interesse i at identificere og håndtere usikkerheder og risici tidligt – åbent og tydeligt.

Parkforvalteren bør identificere de forskellige usikkerheder og risici, der forefindes i driften og efterfølgende beslutte hvordan sådanne håndteres i selve kontrakten. Herved sikres at kontrakten kan prissættes korrekt, at de økonomiske forudsætninger kan holde, samt at parterne ved, hvem der har ansvaret for de forskellige usikkerheder og risici.

Fleksibilitet og åbne regnskaber

Forskellige måder at koordinere arbejdet på indebærer forskellige fordelinger af risiko parterne i mellem. Tilstandskrav medvirker typisk til at øge entreprenørens risiko og mindske parkforvalterens risiko. Omvendt medvirker udførselskrav typisk til at mindske entreprenørens risiko og øge parkforvalterens risiko.

En parkforvalter kan ønske at have så stor fleksibilitet i kontrakten som muligt. Dette kan dreje sig om beslutninger vedrørende plejestandarden, mængden af arbejde eller regulering af den samlede økonomi. I standardtilgangen vil dette typisk påføre entreprenøren en relativ stor risiko. Fx vil der ved ensidige beslutninger om mængden af arbejdet være en risiko for, at særlige investeringer i forbindelse med kontrakten ikke bliver dækket af efterfølgende økonomi i kontrakten. Den økonomisk rationelle tilbudsgiver vil derfor prissætte i forhold til den øgede fleksibilitet, såfremt denne ensidigt bestemmes af parkforvalteren.

En åben økonomi mellem parterne (åbne regnskaber) kan være en effektiv måde til at håndtere usikkerheder og risici og samtidigt sikre størst mulig fleksibilitet i forhold til en maksimal udnyttelse af kompetencer.

Gennem principper omkring et garanteret dækningsbidrag og indsigt i entreprenørens omkostninger kan parterne sikre, at ændringer eller optimeringer i driften sker med mindst mulig økonomisk risiko for entreprenøren. Modsat kan parkforvalteren i større grad end ved anvendelsen af de almindelige poster i tilbudslisten sammenligne og afveje, om omkostningerne til de enkelte aktiviteter samlet set bidrager med den størst mulige værdi. Anvendelsen af åbne regnskaber forudsætter dog en forventning parterne imellem, om at den opnåede indsigt ikke misbruges i andre sammenhænge.


Videnblad nr.: 03.03-50
Forfatter: Andrej Christian Lindholst