Dato: 19-12-2008 | Videnblad nr. 03.03-51 Emne: Forvaltning og ressourcestyring

Samarbejde og kommunikation i grønne driftskontrakter

Godt samarbejde og god kommunikation er afgørende i den grønne drift. Udover grundlæggende faglige kompetencer stiller samarbejdet og kommunikationen krav om nye kompetencer. I forhold til standardtilgangen kræver et partnerskab en række kompetencer, der bygger ovenpå faglige og basale kontraktmæssige kompetencer.

Standardtilgangen til udlicitering har ikke aktivt fokus på samarbejde og kommunikation. Dette sker ofte uformelt og på ad hoc basis. Standardtilgangen rummer derfor ikke muligheder for at fange misforståelser, der opstår på grund af forskellige måder at læse og forstå kontraktens specifikation på, afstemme parternes forventninger eller løbende tilpasse og udvikle driften i forhold til den viden begge parter besidder.

Formelt og uformelt samarbejde
Gennem et mere aktivt fokus på samarbejde og kommunikation kan misforståelser håndteres, før de udvikler sig til større uenigheder, forventninger afstemmes, og begge parters viden kan inddrages i tilpasningen og udviklingen af driften. Det er derfor en fordel at integrere et aktivt fokus på samarbejde og kommunikation. Dette kan fx ske gennem etablering af fælles målsætninger, udvidede økonomiske incitamenter, årlige statusmøder eller anvendelse af konflikttrapper og mediationsteknikker ved uenigheder.

Der er dog også omkostninger forbundet med et aktivt fokus på samarbejde og kommunikation. Det koster både tid og ressourcer. Gevinsten skal derfor afvejes i forhold til omkostningen. Det gælder om at finde det rette niveau for formaliseringen af samarbejde og kommunikation. Såfremt at parkforvalter og entreprenør har etableret et godt ufor­melt samarbejde, kan det fx synes overflødigt at etablere et formelt samarbejde. Samarbejdet kommer dog ofte til at afhænge af, om der er en god »kemi« mellem de involverede personer. Et problem herved er en større sårbarhed ved personudskiftninger. Endvidere vil et uformelt samarbejde ofte være begrænset i sit omfang, fordi der mangler understøttende økonomiske incita­men­ter, organisatorisk/ledelsesmæssig opbakning eller fokus på, hvad formålet er med at samarbejde.

Fastsæt kompetencekrav
For at kunne varetage driften effektivt afhænger partnerne af deres respektive kompetencer. Kontrol- og sanktionsinstrumenter er ikke troværdige som styringsredskaber, såfremt de kompetencemæssige forudsætninger ikke er til stede. Endvidere understreges det, at positive intentioner partnerne imellem ligeledes ikke er troværdige, såfremt kompetencemæssige forudsætninger ikke er til stede. Derfor er det afgørende, at parkforvalteren sikrer sig, at entreprenøren besidder de nødvendige kompetencer i forhold til de ydelser kontrakten omfatter. Udover de »grønne« kompetencer i forhold til drift og vedligehold af parker og grønne områder omfatter dette også kompetencer i forhold til samarbejde og kommunikation.

Kompetencer kan overordnet opdeles i henholdsvis de tekniske kompetencer, basale og udvidede kontraktmæssige kompetencer samt evnen til at udvise »goodwill«. I standardtilgangen vil det typisk være relevant kun at fokusere på de tekniske og basale kontraktmæssige kompetencer. I en udvidet tilgang skal der yderligere fokuseres på udvidede kontraktmæssige kompetencer og evnen til at udvise goodwill.

De tekniske kompetencer henviser til evnen til at varetage de faglige opgaver på kvalificeret vis. Den kontraktmæssige kompetence henviser til evnen til at indgå i og varetage en kontrakt- og samarbejdsrelation. Man skal her skelne mellem basale og udvidede kontraktmæssige kompetencer. Til de basale kompetencer hører blandt andet evnen til at indgå og overholde indgåede aftaler om levering af specificerede ydelser. Til de udvidede kompetencer hører en række elementer såsom åbne regnskaber, økonomiske incitamenter, udveksling af medarbejdere, strategiske aftaler, fælles målsætninger, kompetencedage og fælles projektorganisation m.m.

Aktiv og passiv goodwill
Det er gennem de udvidede kontraktmæssige kompetencer, at evnen til at arbejde målrettet med goodwill opnås. Goodwill er evnen til at tage og udvise initiativ med hensyn til og henblik på at varetage modpartens interesser. Goodwill kan være mere eller mindre aktiv og/eller passiv i sin karakter. I sin passive form afstår man fra handlinger, der vil have negative konsekvenser for opfyldelsen af partnerens målsætninger og interesser. I sin aktive form handler man målrettet med henblik på at varetage partnerens interesser og målsætninger.

Et fælles værdigrundlag for kontraktsamarbejdet eller et godt kendskab til partnerens værdigrundlag og interesser er særligt vigtigt i forhold til arbejdet med goodwill. Tilstedeværelsen af goodwill er nødvendig for at alle de uafklarede situationer, der kan opstå i et kontraktforløb, kan håndteres med henblik på en optimal opgavevaretagelse.

De tre typer af kompetencer udgør et »kompetencehierarki«, hvor den kontraktmæssige kompetence bygger oven på de tekniske kompetencer, og evnen til at udøve goodwill bygger oven på både faglige og kontraktmæssige kompetencer.

Det er svært at forestille sig, at en entreprenør med manglende tekniske kompetencer kan varetage de kontraktuelle forpligtigelser, endsige indgå i et partnerskab. Ligeledes vil en parkforvalter ikke kunne varetage et partnerskab fornuftigt, såfremt de basale kontraktmæssige kompetencer ikke er på plads.

Tillid er afgørende
Tillid bliver ofte nævnt som afgørende i partnerskaber, men også ved standardtilgangen er tillid afgørende. Ved kontraktindgåelsen skal der fx være tillid til at modpartens faglige og basale kontraktmæssige kompetencer er på plads. I en partnerskabsbaseret udlicitering skal der yderligere være tillid til at de udvidede kontraktmæssige kompetencer og evnen til at udvise goodwill er på plads.

I forhold til kompetencehierarkiet er overgangen fra standardtilgangen til et fuldt udviklet partnerskabsbaseret kontraktsamarbejde glidende. Overgangen forudsættes af tilstedeværelsen af faglige kompetencer og opbygningen af flere og flere udvidede kontraktmæssige kompetencer. Når ønsket er til stede, kan kompetencerne til at indgå i en partnerskabsbaseret udlicitering derfor med fordel indarbejdes successivt.

Læs mere i Videnblad nr. 3-3-48, der gennemgår en række huskeregler i forbindelse med grønne driftskontrakter.



Videnblad nr.: 03.03-51
Forfatter: Andrej Christian Lindholst