Dato: 11-02-2013 | Videnblad nr. 03.03-76 Emne: Forvaltning og ressourcestyring

To redskaber til driftsstyring på kirkegårde

Driftsstyring giver overblik og hjælper med at holde styr på det daglige arbejde og ressourcerne. Systemet »Driftsstyring på kirkegårde« fra 2012 består af to redskaber, man kan bruge som udgangspunkt, nemlig »Kvalitetsbeskrivelser for kirkegårde« og »Praktisk håndbog«.

De tre hovedelementer i driftsstyring.


De tre hovedelementer i driftsstyring.

Drift er den samlede betegnelse for det praktiske arbejde på kirkegården og arbejdet med mål, budgetter, arbejdsplaner o.l. Driftsstyring kan være med til at sikre kirkegårdenes faglige og æstetiske kvaliteter ved at gøre målene tydelige og indsatsen så effektiv som mulig.

Kirkeministeriet og Foreningen af Danske Kirkegårdsledere udarbejdede i 2010 et særligt system til driftsstyring på kirkegårde sammen med Skov & Landskab på Københavns Universitet. Det er et stan­dard­redskab, som den enkelte kirkegård kan tilpasse til de lokale forhold og sine egne ønsker og behov. Systemet omfatter både den strategiske og den praktiske side af driften, der er beskrevet i to håndbøger.

»Kvalitetsbeskrivelser for kirkegårde« bruges til at fastsætte mål for kirkegården og for driften. Det er en ledelsesopgave, som varetages af menighedsrådet og kirkegårdslederen/graveren i fællesskab. »Praktisk håndbog i kirkegårdsdrift« er en vejledning i, hvordan arbejdet udføres for at nå målene. Den henvender sig først og fremmest til medarbejderne ude på kirkegården.

Ideen er at give den enkelte kirkegård et sæt beskrivelser at arbejde ud fra. Begge håndbøger opererer med de samme betegnelser, sådan at det er nemt at kæde de strategiske og de praktiske opgaver sammen. Systemet kan også bruges til at prioritere og styre økonomien. Desuden er det nemmere at arbejde sammen med f.eks. provstiet eller med andre kirkegårde, når man har samme udgangspunkt.

Dette Videnblad præsenterer grund­begreberne i driftsstyringssystemet. Plejeplanen er en vigtig del af den praktiske udmøntning. Den er beskrevet i Videnblad nr. 03.03-73.

Kvalitetsbeskrivelser

En beskrivelse af driftsopgaven er en vigtig del af driftsstyringen. Helt overordnet består kirkegården af gravarealer og parkarealer, der omfatter alt det andet.

Arealtyper

Driftsstyringssystemet opererer med 10 arealtyper, der er almindelige på de fleste kirkegårde: blomster, græs, hække og pur, buske, træer, bevoksninger, vand, belægninger, bygværker og terræninventar. Arealtyperne kan bruges til at få et overblik over, hvad kirkegården består af.

Elementer

Hver arealtype omfatter forskellige elementer. Græs kan f.eks. være prydplæne, græsplæne, slået græs eller naturgræs. De ser forskellige ud og skal plejes på hver sin måde. Elementerne kan bruges til at definere de enkelte dele af kirkegården nærmere og beslutte, hvordan de skal se ud.

For hvert element beskriver systemet de mål, driften skal stræbe mod. F.eks. skal prydplæner fremstå som »præcise, jævne, tætte og grønne flader uden større mængder ukrudt«. Desuden beskrives tilstandskrav, der konkretiserer målene, f.eks. at »en prydplæne er 3-6 cm høj«.

Eksempel på beskrivelse af mål og tilstandskrav for elementet »Faste belægninger«.

Eksempel på beskrivelse af mål og tilstandskrav for elementet »Faste belægninger«.

Udtryk

Valget af elementer bør tage udgangspunkt i overvejelser om, hvilket udtryk kirkegården skal have. Haveudtryk er kendetegnet ved et præcist, kultiveret udseende. Park­udtryk er arealer med et robust og kontrolleret udseende. Naturudtryk er arealer med et selvgroet udseende. Hvis man ønsker parkudtryk, er det f.eks. oplagt at vælge »græsplæne« og »klippet hæk« som mål for elementerne. Forskellige dele af kirkegården kan sagtens have hver sit udtryk. En parkkirkegård kan f.eks. godt have gravrum med haveudtryk. Det vigtigste er, at man tager stilling.

Sammensatte elementer

I nogle tilfælde hører flere elementer naturligt sammen i en helhed. Det gælder typisk det individuelle gravsted, der betegnes som et sammensat element.

Særlige anlæg

Samtidig udgør gravstederne til sammen særlige anlæg, hvor det er hensigtsmæssigt at beskrive mål og tilstandskrav for helheden. Det gælder både gravanlæg med individuelle gravsteder, kollektive gravanlæg og anonyme gravanlæg. Kirkegården har ansvaret for de fælles elementer, f.eks. gravstedshække og plæner. De brugsberettigede har ansvaret for selve gravstedet eller i nogle tilfælde kun monumentet.

Generelle opgaver

Driftsstyringssystemet beskriver også opgaverne. Generelle opgaver er alle de opgaver, der udføres over hele kirkegården, f.eks. tømning af affaldskurve, fjernelse af nedfaldent løv og vintertjeneste. Disse opgaver har stor betydning for, hvordan kirkegården fremtræder til daglig. For hver opgave beskriver systemet tilstandskrav, f.eks. at »Affaldsbeholdere, papirkurve mv. ikke er overfyldte eller forårsager lugtgener«.

Ydelser

En stor del af opgaverne på kirkegården udføres for de brugsberettigede mod betaling. Disse ydelser er f.eks. kistebegravelse, pleje og ved­ligeholdelse af gravsteder og plantning af årstidens blomster. Ydelserne er inddelt i erhvervelse, begravelse, gravsteder og pyntning. For hver ydelse beskriver systemet, hvad ydelsen består af. Udvidet pleje og vedligeholdelse af et gravsted omfatter f.eks., at »Udgåede og forvoksede planter udskiftes, deles eller omplantes«. Tilstandskrav er beskrevet, hvor det er relevant. F.eks. må afklipningsstederne ikke kunne ses ved grandækning.

Et at målene med driftsstyrings-systemet er at definere fælles faglige betegnelser. Se mange flere definitioner i de to håndbøger under »Begrebsdefinitioner«

Gl. betegnelse

Ny betegnelse

Renholdelse

Pleje og vedligeholdelse

Ren- og vedligeholdelse

Udvidet pleje og vedligeholdelse

Praktisk håndbog

»Praktisk håndbog« har samme opbygning som »Kvalitetsbeskrivelser for kirkegårde«. For alle elementer, opgaver og ydelser leverer håndbogen praktiske anvisninger og udførelseskrav, der ligger i direkte forlængelse af mål og tilstandskrav i kvalitetsbeskrivelserne. Håndbogen beskriver f.eks., hvordan en pryd­hæk skal plejes for at leve op til tilstandskravet »Hækkens løv dæk­ker top og sider helt ned til jorden og uden huller«.

»Praktisk håndbog« er et vigtigt udgangspunkt for planlægningen af arbejdet og vurdering af arbejdsindsatsen. Den kan desuden bruges til at samle informationer om de lokale metoder i pleje og vedligeholdelse.

Ressourcestyring

Driftsstyringssystemet indeholder ikke et værktøj til ressource­styring, men kan give et godt grund­lag. Plejeplanen omfatter som regel et kort med kirkegårdens arealtyper og elementer. Det giver mulighed for at få overblik over de arealstørrelser og mængder, man håndterer i driften.

Det kan sammenholdes med registreringer af tidsforbrug. Oplysningerne kædes sammen ved hjælp af en af de it-løsninger, der findes på markedet. Og så er man godt på vej til at få overblik over omkostningerne ved driften. Det kan bl.a. bruges i budgetlægning og beregning af takster.

Kilder:
Susanne Guldager, Palle Kristoffersen og Christian Phillip Kjøller: Kvalitetsbeskrivelser for kirkegårde, Park- og Landskabsserien 41/2010, Skov & Landskab 2010
Praktisk håndbog i kirkegårdsdrift, Park- og Landskabsserien 42/2010, Skov & Landskab 2010



Videnblad nr.: 03.03-76
Forfatter: Tilde Tvedt