Dato: 04-07-2013 | Videnblad nr. 03.03-78 Emne: Forvaltning og ressourcestyring

Nye samarbejdsformer kan optimere driften af kirkegårde

Nye måder at organisere arbejdet på kan bidrage til at udnytte ressourcerne bedre. Flere kirkegårde samarbejder allerede med andre kirkegårde om driften. Men næsten ingen har overladt arbejdet til private entreprenører, selv om der er mange positive erfaringer fra parksektoren. Barriererne er bl.a. folkekirkens struktur og hensynet til de bløde værdier.

Tillitse, Dannemare, Gloslunde og Græshave sogne blev lagt sammen til ét pastorat i 2008 og har nu en fælles driftsenhed, der tager sig af alle fire kirkegårde. Det er de samme folk som før, men mere fleksibelt og effektivt og med større arbejdsglæde. Foto: Søren Holgersen

Tillitse, Dannemare, Gloslunde og Græshave sogne blev lagt sammen til ét pastorat i 2008 og har nu en fælles driftsenhed, der tager sig af alle fire kirkegårde. Det er de samme folk som før, men mere fleksibelt og effektivt og med større arbejdsglæde. Foto: Søren Holgersen

Optimering er et stående krav til kirkegårdene. Driften skal være »bedst og billigst«, og det stiller også krav til den måde, man organiserer arbejdet på. Samarbejde kan give mulighed for at udnytte mandskab, maskiner og penge bedre.

Med andre kirkegårde

En række kirkegårde har erfaringer med at samarbejde med andre kirkegårde om driften. Det har grundlæggende den fordel, at alle involverede i forvejen har et indgående kendskab til kirkegårdsdrift.

Gensidig hjælp efter aftale

To eller flere kirkegårde hjælper hinanden efter nærmere aftale: Et eksempel er Christiansfeldområdet i Sønderjylland. Her gennemførte syv sogne fra 2009 et projekt med henblik på måske at lægge sognene sammen til ét pastorat.

Målet var især at styrke det kirkelige liv, men som sidegevinst fik man også et nyttigt samarbejde mellem de ca. 15 medarbejdere fra syv kirkegårde. De mødes nu tre gange om året for at udveksle erfaringer. Et menighedsrådsmedlem leder møderne. Ønsket er ikke fælles drift, men at lære hinanden at kende og udveksle arbejdskraft, f.eks. ferieafløsning. I løbet af projektet har deltagerne bevæget sig fra »jeg er her, fordi jeg skal« til fuld opbakning til erfa-gruppen.

Anden kirkegård som entreprenør

En kirkegård driver en eller flere andre kirkegårde: Et eksempel er Viborg Kirkegård, som er entreprenør for fem andre kirkegårde i omegnen af byen. Arbejdet afregnes på timebasis. Forudsætningen er bl.a., at alle bruger det samme edb-system, at vedtægterne er standardiseret, og at priserne er de samme i hele provstiet.

Erfaringerne er gode, men både medarbejdere og brugere har skullet vænne sig til den nye model. Fordelene er bl.a., at de enkelte menighedsråd sparer penge. Desuden slipper de for arbejdsgiveransvar og besværet med at finde en medarbejder til graverstillingen. Til gengæld har de mindre indflydelse på arbejdet, og der er ikke medarbejdere på kirkegårdene hver dag. Modellen har også givet Viborg Kirkegård nye udfordringer, bl.a. i form af mere planlægning, ændret dagligdag og øget økonomisk risiko, fordi man har investeret i med­arbej­dere og maskiner. Til gengæld har man også fået indflydelse på udvik­lin­gen i provstiet, og man har høstet en masse erfaringer.

Fælles driftsorganisation

To eller flere kirkegårde slår sig sammen og laver en fælles driftsorganisation: Et eksempel er Tillitse, Dannemare, Gloslunde og Græs­have sogne på Lolland. De blev lagt sammen til ét pastorat med fælles menighedsråd i 2008. Det førte til, at graverne på eget initiativ foreslog at danne en driftsenhed for alle fire kirkegårde. I stedet for en graver på hver kirkegård har man nu et sjak, der tager rundt.

Det er de samme folk som før, men mere fleksibelt og effektivt og med større arbejdsglæde. F.eks. kan sjakket klippe alle hække på fire uger, mens en af graverne tidligere arbejdede på opgaven i fem uger på sin egen kirkegård. Den sparede tid er ikke brugt til at skære ned på mandskabet, men til at tage nye opgaver ind, f.eks. pasningen af haven ved en af præstegårdene og opgaven som kirketjener. Desuden er det nemmere at overholde kravene til arbejdsmiljø, da man let kan bytte arbejdsopgaver med en af de andre i løbet af dagen.

Denne samarbejdsform har allerede lang historie i mange byer, hvor flere sogne driver kirkegårdene i fællesskab. Sådan er det f.eks. i Vejle og Slagelse.

Med private entreprenører

En anden mulighed er at overdrage hele eller dele af driftsopgaven til en privat entreprenør, typisk en anlægsgartner.

Traditionel udlicitering

Kirkegårdsforvaltningen beskriver opgaverne, gennemfører en udbudsrunde og overdrager driften af kirkegården til et privat firma. Det kan omfatte hele driftsopgaven eller kun udvalgte delopgaver, f.eks. hækklipning. I den grønne sektoren er udlicitering næsten altid med partnering, hvor man fokuserer på et tæt samarbejde mellem udbyderen og entreprenøren.

Et af de få eksempler er Odense Kommune, som udliciterede alt gartnerarbejdet på de fem kommunale kirkegårde med virkning fra 1. januar 2009. Kommunen har i forvejen lang tradition for at udbyde grønne driftsopgaver i licitation, og driften på to af kommunens kirkegårde har tidligere været udliciteret.

Erfaringerne er generelt gode, og man har opnået en årlig besparelse. Men erfaringerne peger også på, at det er vigtigt at overveje, hvilke opgaver man vil udlicitere. I Odense har man beholdt krematoriedrift, kapeldrift og servicering af brugerne i regi af kirkegårdsafdelingen. Desuden er det tidskrævende at udarbejde et godt udbudsmateriale og gennemføre en udbudsproces. Man skal regne med en indkøringsfase og være klar over, at det kræver kompetencer og ressourcer at agere professionel ordregiver og tilsynsførende. Godt samarbejde med entreprenøren er afgørende, viser erfaringerne fra Odense.

Ad hoc-indkøb af ydelser

Kirkegården indkøber ydelser fra private entreprenører til enkelte opgaver – uden udbud eller tilbudsgivning. Det kan f.eks. være specialopgaver som fliselægning, træfældning eller gravning af grave. Stort set alle kirkegårde bruger allerede denne model i større eller mindre omfang.

Barrierer for udlicitering

Parksektoren har gode erfaringer med at optimere driften ved at udlicitere, men ikke ret mange kirkegårde har prøvet traditionel udlicitering. Jan Langmach Nielsen fra Odense Kommune har analyseret årsagerne i sit afgangsprojekt på diplomuddannelsen i parkvirksomhed: Udlicitering af gartnerisk arbejde på kirkegårde. Hans udgangspunkt er, at samarbejde med private entreprenører også kan være til gavn i kirkegårdssektoren, fordi det synliggør opgaver og udgifter. Traditionel udlicitering er nok mest aktuelt for de kommunale kirkegårde og måske de større menighedsdrevne bykirkegårde, fordi forvaltningerne her har et vist volumen.

Ifølge Jan Langmach Nielsen er der en række forklaringer på, at næsten ingen kirkegårde udliciterer. Nogle af dem skal findes på højeste politiske niveau, andre helt lokalt på den enkelte kirkegård. Folkekirken er f.eks. ikke omfattet af statens cirkulære om udbudspligt, og der er ikke politiske krav om at udsætte driftsopgaven for konkurrence. På den anden side er det ikke forbudt at udlicitere folkekirkens driftsopgaver. Desuden er kirkegårdens økonomi vævet så tæt sammen med kirkens samlede økonomi, at den ikke er særligt synlig. Når meninghedsrådet ikke kender de præcise udgifter, er der heller ikke noget incitament til at afprøve priserne i en udlicitering.

Dertil kommer, at driften bygger på stærke traditioner. Det har betydet, at man ikke i samme grad som parksektoren løbende har tilpasset sig de økonomiske forudsætninger i samfundet. Derfor er man ikke parat til at udlicitere og vil opfatte det som en temmelig radikal ændring, lyder Jan Langmach Nielsens analyse. Han vurderer, at f.eks. driftsfællesskaber kan gøre kirkegården parate til med tiden at udlicitere.

En anden barriere er bekymring for de bløde værdier, og om de kan kombineres med den profittankegang, der grundlæggende ligger i udlicitering. Hvad sker der f.eks. med de kulturhistoriske værdier, når »andre« skal passe »vores« kirkegård? Og kan de nye medarbejdere finde ud af at tale med de besøgende på kirkegården? Her peger Jan Langmach Nielsen på, at udlicitering i dag som regel lægger op til et partnerskab, baseret på dialog og gensidig tillid. Denne tankegang passer godt sammen med kirkegårdenes fokus på bløde værdier som æstetik, etik, traditioner, følelser m.m. Desuden har kirkegården fortsat ansvaret for arealerne.

Kilder:
Jan Langmach Nielsen: Udlicitering af gartnerarbejde på kirkegårde. Afgangsprojekt på teknisk diplomuddannelse i parkvirksomhed, Skov & Landskab, Københavns Universitet, november 2009.
Carsten Hougaard Nielsen, sognepræst, Tyrstrup-Hjerndrup, Christiansfeld sogne: Præsentation af samarbejdsprojekt. Kirkegårdskonferencen 2011.
Niels Kruse, kirkegårdsleder, Viborg Kirkegårde: Driftssamarbejde mellem kirkegårde. Kirkegårdskonferencen 2011.
Søren Holgersen: Sjakket på Tillitse Kirkegård, Grønt Miljø 6/2012.



Videnblad nr.: 03.03-78
Forfatter: Tilde Tvedt