Dato: 25-08-2014 | Videnblad nr. 03.03-83 Emne: Forvaltning og ressourcestyring

Status for driftsstyring på kirkegårde

Nyt system til driftsstyring på kirkegårde har sat gang i en fornyelsesproces, der former sig forskelligt alt efter de lokale forhold. Det viser et ph.d.-projekt, der har undersøgt muligheder og udfordringer i indførelsen af systemet.

For meget plads og for få penge er et grundvilkår for mange, og det er ikke længere nok at drive kirkegården, som man plejer. Derfor fik Kirkeministeriet og Foreningen af Danske Kirkegårdsledere i 2010 Skov & Landskab til at udarbejde et nyt redskab til driftsstyring, der er en fælles ramme for at beskrive og styre driften lokalt. Men hvordan det går med at indføre det nye system? Det er blevet undersøgt i et ph.d.-projekt, hvor overvejelserne og processen på 22 kirkegårde af varierende størrelse fordelt over hele landet er blevet fulgt i perioden 2010-2013.

Ansat i gang med driftsopgaver på kirkegård

På mange kirkegårde er driftsopgaven kompleks. Foto: Christian P. Kjøller

Grundelementerne

Driftsstyrings-systemet består af:

  • Kvalitetsbeskrivelser: Tilstandskrav, der beskriver, hvordan de enkelte elementer på kirkegården kan se ud. Bruges til at fastsætte mål for kirkegården og driften. Henvender sig til menighedsrådet og medarbejderne.
  • Arbejdsbeskrivelser: Udførelseskrav, der beskriver, hvordan arbejdet skal udføres for at nå et bestemt mål. Henvender sig først og fremmest til medarbejderne ude på kirkegården.

Det nye system kan og skal ikke løse alle problemer på kirkegårdene, men kan bl.a. bruges til at udarbejde plejeplaner eller andre beskrivelser af driften lokalt. Plejeplanen indgår så i den samlede styring og overordnede planlægning af kirkegården. Læs mere i Videnblad nr. 3.3-73 og Videnblad nr. 3.3-76.

De fleste er positive

For mange af de undersøgte kirkegårde har det været en stor opgave at indpasse det nye system i den eksisterende forvaltning, og kun få kirkegårde er færdige med at tage systemet i brug. Det er få kirkegår­de, der helt afviser at bruge systemet. Mange er i gang med at ind­føre plejeplaner eller har besluttet at gøre det, når der er tid og ressourcer, eller når andre nødvendige styringstiltag er indført f.eks. en overordnet udviklingsplan eller et nyt elektronisk kirkegårdskort. Enkelte især mindre kirkegårde har endnu ikke taget stilling til, om det nye system kan bruges til at løse deres problemer, eller har besluttet ikke at bruge det nye system. Ofte er argumentet, at det ikke er nødvendigt at skrive ned, hvad man plejer at gøre, og at den grad af dokumentation, systemet kræver, ikke er nødvendigt for at sikre dialog og styring i forbindelse med kvalitet, ressourcer og prioritering.

Forskel mellem store og små

Generelt er de største kirkegårdsforvaltninger kommet længst; her er der størst behov for formel koordinering og styring, og det nye system er nemmere at passe ind. På de små kirkegårde kræver indførelsen af det nye system i højere grad menighedsrådets medvirken, og det er i det hele taget en stor opgave, fordi meget skal gøres på nye måder.

Kirkegårdslederens eller graverens erfaringer med tilsvarende metoder betyder også noget. Det kræver mindre at sætte sig ind i systemet og tilpasse det, når man i forvejen kender til driftsstyring, og det giver troværdighed, når man skal argumentere over for menighedsråd og medarbejdere. En anden afgørende faktor er, i hvor høj grad man oplever problemer. Hvis de er tydelige, falder modstanden mod at organisere driften på en ny måde.

Kan gribes an på mange måder

Driftsstyrings-systemet bruges i den interne styring eventuelt i samarbejdet med andre kirkegårdsforvaltninger. Der er dog stor forskel på, hvordan man griber opgaven an.

Kirkegårdens udseende – tilstandskrav

For nogle er det vigtigt at arbejde med mål og kvalitet, formuleret i plejeudtryk og tilstandskrav. Fokus er på, hvordan den daglige indsats skaber mest kvalitet for brugerne. I nogle større kirkegårdsforvaltninger bruges tilstandskravene til at understøtte arbejdet i selv- eller medstyrende teams. Tilstandskravenes frihedsgrad understreges af mange: Målet er givet, men man kan selv beslutte, hvordan det skal gøres.

Tilstandskravene kobles ofte til planlægningen af kirkegårdens udvikling. Kirkegårdslederen bruger f.eks. tilstandskravene i kommunikationen med menighedsrådet og provstiudvalget om ændringer af anlægget.

Udførelsen af arbejdet – udførelseskrav

Andre gravere og kirkegårdsledere lægger vægt på arbejdsplanlægning og udførelseskrav. Så fokuserer plejeplanen på de arbejdsopgaver, der knytter sig til elementerne på kirkegården: hvor lang tid tager det, hvordan og hvornår skal opgaven udføres osv. Det er ofte tilfældet, når der er behov for at prioritere ressourcerne. Når plejeplanen kobles med arbejdsplanlægning, bliver arealregistrering og ressourcestyring det væsentlige. De første skridt i arbejdet bliver derfor et opdateret digitalt kort over kirkegården og timeregistrering i forhold til opgaver.

For de fleste kirkegårde er det langsigtede mål dog en plejeplan som tager hensyn til begge aspekter.

Diskussion om fagligheden

Der er delte meninger om, hvorvidt plejeplaner frigør eller begrænser fagligheden. Diskussionen knytter sig især til forskellen mellem udførelseskrav og tilstandskrav. Udførelseskravene dokumenterer erfaringer og rutiner, og giver et overblik over ressourcebehovet, men de begrænser også arbejdsmetoderne. Tilstandskravene definerer målet for arbejdets udførelse og viser, hvordan anlægget skal se ud. De er et godt grundlag for dialog om mål og kvalitet mellem alle parter.

En fornyelsesproces

Det nye driftsstyrings-system lægger op til en generel ændring af metoderne i drift og forvaltning, så de passer bedre til den aktuelle situa­tion. Derfor er systemet ikke fuldstændigt tilpasset de traditionelle kirkegårdsforvaltninger. Det kan være med til at forklare, hvorfor det går trægt med at indføre plejeplaner på de små kirkegårde. De har den største opgave foran sig, modstanden kan være stor og den daglige driftsstyring kan nemmere klares mundligt. Men forudsætningerne ændrer sig også for de små kirkegårde. Selv om plejeplaner o.l. måske ikke er nødvendige her og nu, kan de hurtigt blive det.

Plejeplaner er nemmere at indpasse på større kirkegårde. Alligevel er det ofte en proces i flere dele. Som en kirkegårdsleder formulerer det: »I første omgang er det et fokusområde, en øvelse i at tænke og formulere tingene på denne måde. Så kommer styringen senere.«

Tabel 1. Status for brug af det nye beskrivelsessystem og fokus for beskrivelserne i plejeplanen.

Tabel 1. Status for brug af det nye beskrivelsessystem.

Kilde:
C.P. Kjøller (2013): Cementeries – Organisation, management and innovation. Ph.d.-afhandling, Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning, Københavns Universitet.


Videnblad nr.: 03.03-83
Forfatter: Christian P. Kjøller